Tips dan Trik Cara Efektif Memimpin Meeting

Meeting merupakan salah satu kegiatan yang sering dilakukan manusia untuk dapat berkomunikasi dengan orang lain. Karena kegiatan ini sering dilakukan maka membutuhkan keterampilan khusus dalam melakukan meeting, terutama bagi anda yang sering ditunjuk sebagai orang yang bertugas untuk memimpin kegiatan meeting.

Kemampuan memimpin meeting dengan baik merupakan salah satu kunci sukses berlangsungnya meeting, kemampuan memimpin rapat secara efektif sangat berguna dan sering digunakan oleh seorang pemimpin untuk dapat memimpin jalannya meeting dengan sukses.

Meeting memiliki beberapa jenis, berikut macam-macam meeting yang dapat dikategorikan sebagai berikut:

  • Rapat tim inti
  • Rapat informasi
  • Rapat kerja
  • Rapat koordinasi
  • rapat konsultasi

Agar rapat dapat berjalan sesuai rencana secara efektif dan produktif diperlukan beberapa tips, berikut beberapa tips dalam melakukan meeting:

Lakukan Perencanaan

Tentukan siapa saja yang akan diundang dalam melakukan kegiatan meeting tersebut, Tentukan tujuan diadakannya meeting tersebut dengan jelas, Tentukan topik yang akan dibahas dalam meeting tersebut jangan sampai pembahasannya meluas diluar dari topik

Tentukan Tujuan Dari Meeting Tersebut

Agar rapat dapat langsung dimulai dan mengajak peserta rapat lainnya fokus pada masalah yang akan dibahas, tentukan tujuan rapat tersebut di awal. Saat anda memimpin rapat arahkan topik pembahasan pada tujuan rapat agar pembicaraan tidak jauh menyimpang.

Susun Daftar Kegiatan Rapat

Sebelum rapat dimulai sebaiknya buat dan susun daftar yang akan dibahas dan edarkan pada peserta rapat lainnya. Daftar ini digunakan untuk menuntun jalannya diskusi dan memberikan kesempatan peserta memberikan opininya serta ide yang ingin disampaikan.

Langsung Mulai Rapat

Setelah semua peserta rapat hadir, mulailah sesegera mungkin untuk memulai rapat. Jika pembahasan mulai melenceng dari topik yang telah dibuat pemimpin rapat sebaiknya membawa kembali topik bahasan yang telah disusun

Catat Isi Rapat

Agar tidak lupa, catat setiap pertanyaan atau opini yang diajukan peserta dalam rapat. Buat catatan khusus jika ada hal yang belum diselesaikan pada rapat tersebut agar bisa dibahas kembali pada rapat selanjutnya.

Buat Rangkuman

Untuk menghindari salah persepsi setelah peserta keluar dari ruangan, bacakan rangkuman isi rapat sebelum rapat ditutup.

Sumber : http://meeting.eikontechnology.com