Tanda Tangan Digital untuk Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa Konstruksi

Tanda tangan digital mempercepat persetujuan dokumen pengadaan barang dan jasa konstruksi, mulai dari kontrak hingga berita acara. Kekuatan hukumnya bergantung pada jenis tanda tangan, sertifikat elektronik, dan kesesuaian dengan aturan pengadaan yang berlaku.

Dokumen Mana Saja yang Bisa Ditandatangani Secara Digital?

Proyek konstruksi menghasilkan banyak dokumen yang butuh persetujuan berlapis. Contohnya surat perjanjian, surat perintah kerja, addendum, dan berita acara serah terima. Dokumen tersebut beredar di antara pemilik proyek, penyedia, dan konsultan pengawas.

Penggunaan e signature pada dokumen ini mengurangi pengiriman berkas fisik. Persetujuan juga tidak lagi tertahan menunggu tanda tangan basah dari lokasi proyek yang jauh.

Dokumen pengadaan pemerintah memiliki ketentuan tambahan. Proses tender umumnya berjalan lewat sistem pengadaan elektronik yang ditetapkan instansi. Karena itu, metode tanda tangan perlu diselaraskan dengan ketentuan paket pekerjaan terkait.

Seberapa Kuat Posisi Hukumnya di Indonesia?

Undang-Undang ITE mengakui tanda tangan elektronik sebagai alat yang memiliki kekuatan hukum. Syaratnya, tanda tangan terhubung dengan penanda tangan dan setiap perubahan setelahnya dapat diketahui. Pengaturan teknisnya ada di Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019.

Aturan itu membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Jenis tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik. Sertifikat tersebut mengikat identitas penanda tangan pada dokumen, sehingga lebih mudah dibuktikan.

Titik Rawan Pengadaan yang Masih Serba Manual

Bayangkan berkas kontrak dicetak, dikirim kurir ke tiga pihak, lalu satu tanda tangan terlewat. Proyek akhirnya tertunda karena urusan administrasi, bukan karena pekerjaan di lapangan.

Masalah lain muncul pada versi dokumen. Revisi yang dicetak ulang membuat para pihak sulit memastikan mana naskah yang terakhir disetujui. Alur digital menyimpan satu berkas dengan riwayat persetujuan yang tercatat.

Risiko lain terletak pada keaslian tanda tangan. Pada dokumen kertas, pemeriksaan biasanya hanya berupa pencocokan visual. Cara ini sulit menjawab pertanyaan jika terjadi sengketa di kemudian hari.

Tanda Tangan Basah dan Digital: Selisihnya di Mana?

Tabel berikut merangkum empat kriteria yang biasa dipertimbangkan penyelenggara proyek.

Tanda tangan basah tetap dipakai pada situasi tertentu. Namun, untuk proyek dengan banyak pihak, jalur digital memberi kontrol versi yang lebih rapi.

Contoh sederhana terlihat pada berita acara kemajuan pekerjaan. Dokumen ini sering perlu persetujuan konsultan pengawas dan pemilik proyek secara berurutan. Dengan alur digital, status setiap penanda tangan dapat dipantau tanpa menelepon satu per satu.

Hal yang Perlu Dicek Sebelum Menerapkannya

Beberapa langkah berikut membantu proses beralih ke tanda tangan digital berjalan tanpa hambatan:

1. Pastikan dokumen tender atau kontrak membolehkan penandatanganan secara elektronik.
2. Periksa apakah penyedia layanan memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara yang terdaftar resmi.
3. Tetapkan daftar penanda tangan dan urutan persetujuan sebelum dokumen dikirim.
4. Siapkan data identitas penanda tangan yang valid untuk keperluan verifikasi.
5. Periksa kebutuhan meterai pada dokumen perjanjian, lalu simpan arsip akhir beserta jejak penandatanganannya.

Langkah di atas tampak sederhana, tetapi sering terlewat saat proyek berjalan cepat. Tim legal atau administrasi proyek sebaiknya ikut dilibatkan sejak awal. Dengan begitu, prosedur penandatanganan tidak menjadi hambatan di tengah jadwal pekerjaan.

Pertanyaan yang Sering Muncul

• Apakah tanda tangan digital sah untuk kontrak konstruksi?
  Sah selama memenuhi syarat dalam UU ITE dan aturan turunannya.
• Apakah dokumen yang sudah berbentuk PDF bisa ditandatangani secara digital?
  Bisa, selama para pihak sepakat memakai metode tersebut.
• Apakah perubahan setelah penandatanganan bisa terdeteksi?
  Umumnya bisa, karena perubahan isi membuat verifikasi tanda tangan gagal.

Arah Pengadaan Konstruksi ke Depan

Pengadaan konstruksi bergerak menuju proses yang tercatat, dapat ditelusuri, dan mudah diverifikasi. Tanda tangan digital menjadi bagian dari arah itu, selama dasar hukum dan prosedurnya terpenuhi. Pelaku proyek yang ingin memahami praktik penerapannya dapat merujuk pada ezSign sebagai penyedia layanan tanda tangan digital. Penjelasan teknisnya dapat dipelajari di ezsign.id.