RFP ERP yang baik menjelaskan masalah bisnis, ruang lingkup, dan kriteria penilaian secara jelas. Dokumen seperti ini membantu vendor ERP memahami kebutuhan sebenarnya. Hasilnya, estimasi biaya dan waktu lebih realistis.
Mengapa Proposal Vendor Sering Meleset dari Kenyataan
Perusahaan sering menerima proposal ERP dengan selisih harga yang sangat jauh. Penyebabnya biasanya sederhana. Tiap vendor menerima brief dengan tingkat detail berbeda. Akibatnya, asumsi yang dipakai pun berbeda.
Bayangkan sebuah distributor mengirim brief dua halaman ke lima vendor. Satu vendor mengasumsikan tiga gudang, vendor lain hanya satu gudang. Dua angka penawaran itu tidak bisa dibandingkan secara adil. Perusahaan akhirnya memilih berdasarkan harga termurah, bukan kecocokan.
Dokumen RFP berfungsi sebagai bahasa bersama antara perusahaan dan vendor. Tanpa bahasa yang sama, proses seleksi berubah menjadi tebak-tebakan. Waktu evaluasi pun terbuang untuk klarifikasi berulang.
Mulai dari Masalah Bisnis, Bukan Daftar Fitur
RFP yang kuat dibuka dengan gambaran kondisi operasional saat ini. Contohnya stok sering selisih, laporan keuangan terlambat, atau persetujuan pembelian masih lewat chat. Masalah konkret membantu vendor menyusun solusi yang relevan. Daftar fitur panjang tanpa konteks justru memancing jawaban generik.
Tujuan bisnis juga perlu ditulis terukur. Misalnya, waktu tutup buku turun dari dua minggu menjadi lima hari. Target semacam ini memberi vendor pegangan untuk merancang tahapan implementasi.
Data Operasional yang Sebaiknya Dilampirkan
Vendor membutuhkan angka untuk menghitung beban implementasi. Jumlah pengguna, cabang, dan volume transaksi bulanan termasuk informasi dasar. Sistem lama beserta format datanya juga perlu disebutkan. Proses yang unik, seperti diskon bertingkat, sebaiknya dijelaskan sejak awal.
Informasi yang disembunyikan biasanya muncul kembali di tengah proyek. Bentuknya sering berupa biaya tambahan atau perubahan jadwal. Transparansi di awal membuat vendor ERP bisa menghitung risiko dengan lebih tepat.
Sebagai contoh, perusahaan manufaktur yang lupa menyebut proses subkontrak akan menerima proposal tanpa modul tersebut. Penambahan belakangan sering berarti biaya baru.
Perbandingan RFP Samar dan RFP Terukur
Kualitas dokumen terlihat langsung pada proposal yang diterima.
|
Kriteria |
RFP samar |
RFP terukur |
|
Ruang lingkup |
Hanya menyebut modul keuangan dan inventori |
Memuat daftar proses, jumlah entitas, dan batas integrasi |
|
Estimasi biaya |
Rentang lebar dengan banyak asumsi |
Mendekati kebutuhan nyata dan mudah dibandingkan |
|
Jadwal |
Perkiraan umum tanpa tahapan |
Tahapan dengan milestone yang jelas |
|
Evaluasi vendor |
Dinilai terutama dari harga |
Dinilai dengan bobot kriteria tertulis |
Kriteria Penilaian yang Adil bagi Semua Peserta
Bobot penilaian sebaiknya diumumkan sejak dokumen dikirim. Contohnya, kesesuaian proses 30 persen, pengalaman industri 20 persen, rencana dukungan 20 persen, dan biaya 30 persen. Angka ini hanya ilustrasi dan bisa disesuaikan. Dengan skema tertulis, vendor tahu apa yang dinilai dan perusahaan punya dasar keputusan yang objektif.
Sesi tanya jawab juga membantu. Pertanyaan dari satu vendor sebaiknya dijawab untuk semua peserta. Cara ini menjaga persaingan tetap sehat dan menghindari informasi yang timpang.
Tips Menyusun RFP yang Siap Dikirim
Langkah berikut bisa dipakai sebagai kerangka kerja.
- Tulis lima sampai sepuluh proses bisnis utama beserta alur singkatnya.
- Cantumkan jumlah pengguna, cabang, dan perkiraan transaksi per bulan.
- Sebutkan sistem lama dan format data yang akan dimigrasikan.
- Tentukan rentang anggaran agar usulan vendor tetap realistis.
- Minta vendor memisahkan biaya lisensi, implementasi, pelatihan, dan dukungan.
- Tetapkan satu kontak internal dan jadwal tanya jawab yang jelas.
Tiga Pertanyaan Seputar Penyusunan RFP
- Berapa halaman idealnya sebuah RFP ERP? Tidak ada standar baku, selama ruang lingkup, data operasional, dan kriteria penilaian tercakup.
- Perlukah mencantumkan anggaran di dokumen RFP? Rentang anggaran membantu vendor mengusulkan solusi yang sesuai, meski angka pasti boleh dirahasiakan.
- Berapa vendor yang sebaiknya diundang? Tiga sampai lima vendor umumnya cukup untuk perbandingan tanpa membebani proses evaluasi.
Arah Pengadaan ERP ke Depan
RFP yang terstruktur berfungsi sebagai alat komunikasi, bukan sekadar syarat administrasi. Perusahaan yang menyiapkannya dengan matang cenderung menerima proposal yang mudah dibandingkan. Kebutuhan seperti keamanan data dan integrasi sistem diperkirakan makin sering masuk dokumen pengadaan. Gambaran proses kerja jasa pembuatan ERP, termasuk contoh pendekatan i2C Studio, dapat dipelajari di i2cstudio.com.