Mengapa Kontraktor Perlu Beralih dari Scan Tanda Tangan ke Tandatangan Elektronik?

Scan tanda tangan mudah ditempel ke dokumen lain dan sulit dilacak asalnya. Tandatangan elektronik menjawab masalah itu lewat identitas penanda tangan, waktu, dan jejak perubahan dokumen. Bagi kontraktor, peralihan ini membantu menjaga keabsahan dokumen proyek sekaligus memangkas waktu persetujuan.

Ketika Dokumen Menunggu di Meja yang Salah

Sebagai ilustrasi, seorang project manager mengirim berita acara opname ke pemilik proyek. Dokumen harus dicetak, ditandatangani, dipindai, lalu dikirim ulang lewat chat. Prosesnya bisa memakan beberapa hari bila pihak berwenang sedang di luar kota. Selama itu, pencairan termin ikut tertahan.

Pola ini mudah ditemui di proyek konstruksi dengan banyak pihak. Kontraktor, konsultan pengawas, dan pemilik proyek sering berada di lokasi berbeda. Setiap tanda tangan basah menambah satu putaran pengiriman. Selain itu, dokumen cetak mudah tercecer di lapangan. File digital yang tersimpan terpusat memudahkan pencarian saat audit atau serah terima proyek.

Kelemahan Gambar Tanda Tangan Hasil Pindaian

Hasil pindaian hanyalah file gambar. Siapa pun yang memegang file itu bisa menempelkannya ke dokumen lain. Tidak ada catatan kapan tanda tangan dibubuhkan atau oleh siapa. Perubahan isi dokumen setelah ditandatangani juga sulit dibuktikan.

Tandatangan elektronik bekerja berbeda. Sistem mencatat identitas penanda tangan, waktu penandatanganan, dan kondisi dokumen saat itu. Perubahan setelahnya dapat terdeteksi.

Dua Istilah yang Sering Tertukar

Dalam percakapan sehari-hari, tandatangan elektronik dan tanda tangan digital sering dipakai bergantian. Secara teknis, tanda tangan digital memakai kriptografi untuk mengunci dokumen dan identitas penanda tangan. Tandatangan elektronik adalah istilah yang lebih luas.

PP Nomor 71 Tahun 2019 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Versi tersertifikasi diterbitkan melalui penyelenggara sertifikasi elektronik. Untuk dokumen bernilai besar, jenis ini umumnya lebih kuat dari sisi pembuktian.

Tiga Cara Menandatangani, Tiga Tingkat Kepastian

Tabel berikut memberi gambaran umum. Fitur aktual berbeda antar penyedia layanan.

Bagi kontraktor, kolom jejak waktu paling terasa manfaatnya saat terjadi sengketa. Misalnya, pemilik proyek mempertanyakan kapan variation order disetujui. Log penandatanganan bisa menjadi rujukan yang lebih jelas daripada riwayat chat.

Langkah Awal Beralih Tanpa Mengganggu Proyek

Peralihan tidak perlu dilakukan sekaligus. Pendekatan bertahap biasanya lebih mudah diterima semua pihak.

1. Pilih satu dokumen berfrekuensi tinggi, misalnya laporan harian, sebagai percontohan.
2. Sepakati dengan pemilik proyek dan pengawas bahwa tandatangan elektronik diterima, lewat kontrak atau addendum.
3. Tetapkan urutan penanda tangan beserta batas waktunya sejak awal.
4. Tentukan siapa pemegang akun dan sertifikat untuk setiap pihak.
5. Simpan dokumen final bersama log penandatanganan di arsip proyek.
6. Konsultasikan dengan penasihat hukum untuk dokumen yang wajib berbentuk akta notaril.

Pertanyaan yang Sering Muncul di Lapangan

• Apakah tandatangan elektronik sah untuk kontrak konstruksi? Sah selama memenuhi ketentuan UU ITE dan dokumennya tidak wajib berbentuk akta notaril.
• Apakah semua pihak harus memakai platform yang sama? Tidak selalu, tetapi platform yang sama umumnya menyederhanakan alur persetujuan.
• Apakah dokumen yang sudah ditandatangani masih bisa diubah? Pada sistem yang mengunci dokumen, perubahan setelah penandatanganan akan terdeteksi.

Arah Administrasi Proyek ke Depan

Digitalisasi administrasi proyek bergerak dari sekadar mempercepat menjadi mampu membuktikan. Dokumen yang bisa ditelusuri lebih mudah diaudit oleh semua pihak. Kontraktor yang mulai merapikan alur persetujuan sekarang cenderung lebih siap menghadapi tuntutan itu. Referensi penerapan tandatangan elektronik untuk dokumen proyek dapat dipelajari di ezsign.id, layanan ezSign untuk tanda tangan digital dan e-meterai.