Contoh rundown gathering kantor dibutuhkan panitia sebagai acuan agar acara berjalan tepat waktu, interaktif, dan sesuai tujuan. Rundown gathering kantor yang baik tidak hanya memuat jam mulai dan selesai, tetapi juga memastikan setiap sesi mendukung target perusahaan, seperti meningkatkan teamwork, employee engagement, dan kebersamaan antarkaryawan.
Artikel ini menyajikan susunan acara gathering kantor berdasarkan durasi, yaitu half day, full day, dan 2 hari 1 malam. Pembahasan juga mencakup fungsi tiap sesi, estimasi waktu, variasi untuk family gathering, serta kesalahan yang perlu dihindari saat menyusun jadwal gathering perusahaan.
Komponen Utama dalam Susunan Acara Gathering Kantor
Sebelum melihat contoh, panitia perlu memahami komponen dasar sebuah rundown. Setiap sesi memiliki fungsi dan kebutuhan waktu yang berbeda.
|
Sesi |
Fungsi |
Estimasi Durasi |
|
Registrasi dan welcome drink |
Mendata peserta dan menciptakan kesan awal yang rapi |
15–30 menit |
|
Opening dan sambutan |
Menyampaikan tujuan acara dari manajemen |
15–20 menit |
|
Ice breaking |
Mencairkan suasana dan mengenalkan antaranggota |
20–30 menit |
|
Team building atau games |
Melatih kerja sama dan komunikasi |
60–90 menit |
|
Makan siang |
Memulihkan energi sekaligus ruang interaksi santai |
45–60 menit |
|
Hiburan atau doorprize |
Menjaga energi peserta di sesi akhir |
30–60 menit |
|
Penutupan dan foto bersama |
Menutup acara dan dokumentasi |
15–20 menit |
Estimasi di atas dapat disesuaikan dengan jumlah peserta dan kompleksitas aktivitas.
Contoh Rundown Gathering Kantor Half Day
Format half day cocok untuk perusahaan dengan waktu terbatas, misalnya tim kecil atau divisi tertentu. Durasinya sekitar 5–6 jam termasuk perjalanan, dengan fokus pada kedekatan antarpeserta.
|
Waktu |
Kegiatan |
Keterangan |
|
08.00 |
Kumpul dan keberangkatan |
Peserta menuju lokasi bersama |
|
09.30 |
Registrasi dan welcome drink |
Pembagian kelompok |
|
10.00 |
Opening singkat |
Penyampaian tujuan acara |
|
10.15 |
Ice breaking |
Games ringan |
|
10.45 |
Team building interaktif |
Sesi inti |
|
12.15 |
Makan siang bersama |
Istirahat |
|
13.15 |
Penutupan dan foto bersama |
Dokumentasi |
|
13.45 |
Persiapan pulang |
Perjalanan kembali |
Contoh Rundown Gathering Kantor Full Day
Format full day memberi ruang lebih luas untuk lomba antardivisi, apresiasi karyawan, dan hiburan. Contoh agenda gathering perusahaan ini umumnya cocok untuk 50–100 peserta karena membutuhkan MC dan pembagian sesi yang lebih terstruktur.
|
Waktu |
Kegiatan |
|
06.30 |
Kumpul dan keberangkatan |
|
08.30 |
Tiba di lokasi, registrasi, welcome drink |
|
09.00 |
Opening dan sambutan manajemen |
|
09.30 |
Ice breaking massal |
|
10.15 |
Games kelompok atau outbound ringan |
|
12.00 |
Ishoma dan makan siang bergilir per kelompok |
|
13.00 |
Lomba antardivisi |
|
14.30 |
Pengumuman pemenang, apresiasi, hiburan, dan doorprize |
|
15.45 |
Penutupan dan foto bersama |
|
16.15 |
Perjalanan pulang |
Pada acara berskala besar, di atas 200 peserta, rundown perlu dilengkapi pembagian zona permainan, penjadwalan makan bergilir, serta koordinasi panitia yang lebih besar. Pada skala ini, bantuan EO gathering perusahaan umumnya dibutuhkan agar pelaksanaan tetap rapi.
Contoh Rundown Gathering 2 Hari 1 Malam
Format 2 hari 1 malam memberi waktu lebih untuk malam keakraban dan evaluasi. Berikut itinerary gathering kantor yang dapat dijadikan acuan.
Hari Pertama
|
Waktu |
Kegiatan |
|
06.00 |
Keberangkatan |
|
10.00 |
Tiba di lokasi, check-in, dan welcome drink |
|
12.00 |
Makan siang |
|
13.30 |
Opening dan ice breaking |
|
14.30 |
Team building perusahaan |
|
17.30 |
Istirahat dan free time |
|
19.00 |
Makan malam |
|
20.00 |
Malam keakraban: hiburan, apresiasi, atau api unggun |
|
22.00 |
Istirahat |
Hari Kedua
|
Waktu |
Kegiatan |
|
06.30 |
Aktivitas pagi ringan (senam atau jalan santai) |
|
07.30 |
Sarapan |
|
09.00 |
Sesi sharing atau evaluasi bersama |
|
10.00 |
Aktivitas penutup atau wisata ringan |
|
11.30 |
Check-out |
|
12.00 |
Makan siang |
|
13.00 |
Foto bersama dan perjalanan pulang |
Rundown Family Gathering Kantor dan Employee Gathering
Rundown family gathering kantor memerlukan penyesuaian karena pesertanya mencakup anak-anak dan anggota keluarga. Beberapa perbedaan yang perlu diperhatikan:
- Durasi sesi lebih pendek dan jeda lebih panjang.
- Tersedia lomba keluarga dan area bermain anak.
- Menu makan mempertimbangkan kebutuhan anak.
- Hiburan panggung dan doorprize ditempatkan di sesi akhir.
Sebaliknya, rundown employee gathering dapat lebih fokus pada games antardivisi, sesi apresiasi, dan diskusi santai antartim.
Menyesuaikan Rundown dengan Lokasi dan Jumlah Peserta
Lokasi memengaruhi susunan acara. Gathering indoor cenderung lebih terjadwal ketat dan cocok untuk acara formal seperti town hall atau penghargaan karyawan. Sementara itu, outing kantor di area outdoor membutuhkan waktu tambahan untuk mobilisasi, persiapan alat, dan antisipasi cuaca, sehingga jeda antarsesi sebaiknya lebih panjang.
Jumlah peserta juga menentukan pola rundown:
- 20–30 orang: lebih fleksibel dan personal, dengan sesi sharing santai.
- 50–100 orang: membutuhkan MC, pembagian kelompok, dan lomba antardivisi.
- Di atas 200 orang: memerlukan zona permainan, makan bergilir, dan koordinasi panitia yang lebih besar.
Tips Menyusun Rundown Gathering Perusahaan
Beberapa hal berikut membantu rundown berjalan sesuai rencana:
- Tentukan tujuan acara terlebih dahulu, misalnya teamwork, apresiasi, atau penyegaran.
- Sisipkan jeda 10–15 menit antarsesi sebagai ruang penyangga.
- Hitung waktu mobilisasi dari titik kumpul ke lokasi dan antarlokasi.
- Tunjuk penanggung jawab untuk setiap sesi.
- Siapkan rencana cadangan untuk cuaca atau kondisi lapangan yang berubah.
- Lakukan briefing panitia sebelum hari pelaksanaan.
- Bagikan rundown kepada peserta agar alur acara jelas.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Menyusun Rundown
Beberapa kesalahan yang kerap membuat acara meleset dari jadwal:
- Tidak ada jeda antarsesi, sehingga satu keterlambatan memengaruhi seluruh jadwal.
- Terlalu banyak sesi formal sehingga peserta cepat jenuh.
Mengabaikan waktu mobilisasi, terutama untuk lokasi outdoor yang jauh.
- Waktu istirahat dan makan terlalu singkat.
- Tidak ada rencana cadangan saat cuaca berubah.
Menghindari kesalahan ini membantu acara berjalan lebih lancar dan sesuai target waktu.
Menyusun rundown gathering kantor yang efektif memerlukan perencanaan, mulai dari durasi acara, jumlah peserta, jenis lokasi, hingga estimasi waktu tiap sesi. Rundown yang rapi membantu event gathering kantor berjalan lancar sekaligus memastikan tujuan seperti team building perusahaan dan employee engagement tercapai.
Bagi perusahaan yang membutuhkan pendampingan dari konsep hingga pelaksanaan, Happy Tour menyediakan layanan travel agency sekaligus Event Organizer melalui Paket Gathering Jogja. Layanan mencakup penyusunan konsep dan rundown, aktivitas team building, pemilihan lokasi, transportasi, akomodasi, konsumsi, dokumentasi, hingga pelaksanaan acara secara menyeluruh dalam satu layanan.